6 Gründe, deine Belege mit einer Kassenbon Scanner App digital zu archivieren

Tuesday, February 28, 2023   —   Information

Abb.: Sammlung von Kassenbons in einer Schachtel © apocha 2023

Wo ist das ganze Geld geblieben? Ich finde keinen Kassenbon mehr.

• "Wieso ist mein Portemonnaie schon wieder leer? Da waren am Anfang der Woche noch 100€ drin. Kein einziger Kassenbon zu finden. Wo ist das ganze Geld geblieben?"

• "Wann habe ich das Produkt A nochmal gekauft. Laut Gesetz müsste da noch Garantie drauf sein. Wo habe ich nur den Kassenbon?"

• "Wie hieß nochmal das Restaurant am Bodensee, in dem wir letzten Sommer so lecker gegessen haben? Und was haben wir gegessen?"

• "In meiner Finanz App für meine Bankkonten steht nur '167,64€ Lebensmittel' für meinen letzten Einkauf im Supermarkt. Aber das waren nur zur Hälfte Lebensmittel, der Rest waren Artikel aus den Bereichen Haushalt, Drogerie und Tiernahrung. So bringt mir die App nichts."

• "Dieses manuelle Eintragen meiner Rechnungen und das Analysieren der Kassenbelege ist mir viel zu aufwändig. Es wäre super, wenn ich in einer Kassenbon App mit meiner Smartphone Kamera einfach per Foto den Kassenzettel scannen könnte."

apocha ist deine App für Quittungen

Hast du dir auch schon einmal so etwas oder etwas ähnliches gedacht? Dann bist du hier genau richtig. apocha ist eine Haushaltsbuch App mit integriertem Kassenbon Scanner. Du machst mit deinem Handy nach dem Einkauf einfach noch an der Kasse ein Foto vom Kassenbon, fertig. Der Belegscanner von apocha digitalisiert den Kassenbon, erkennt das Geschäft, den Händler, Ort, Datum und Uhrzeit und sogar die einzelnen Artikel auf dem Beleg. Das Scannen klappt auch mit langen Kassenzetteln vom Wochenendeinkauf im Supermarkt. apocha ist in der Lage, die Informationen der Papierbelege sehr vieler Händler und Geschäfte zu scannen.

Abb.: Screenshot der Belegliste in der apocha App

Durch die Digitalisierung kann apocha anschließend jeden einzelnen Artikel automatisch einer von über 5000 Kategorien zuordnen. In anderen Apps kannst du keinen Kassenbeleg scannen, sondern höchstens ein Foto und einen Kommentar zu einem Eintrag hinzufügen. Außerdem kannst du nur dem kompletten Beleg eine Kategorie zuordnen. Das ist natürlich nicht ausreichend, besonders nicht bei einem längeren Kassenbeleg aus einem Geschäft, das viele Produktkategorien führt.

Abb.: Screenshot der Belegdetails in der apocha App

Da die App immer in der neuesten Version einfach im Browser läuft, kannst du sie direkt ohne Installation auf jedem Gerät nutzen (Smartphone, Tablet, Computer). Deine Daten werden automatisch synchronisiert. So hast du immer alle Kassenzettel, Quittungen, Rechnungen und sonstige Belege jederzeit abrufbar im Alltag bei dir. Du kannst den Kassenbon mit deiner Smartphone Kamera im Geschäft scannen und zu Hause am Computer auswerten.

Abb.: Screenshot der Auswertung in der apocha App

Bei vielen Händlern wird ja auch schon ein digitaler Kassenbon angeboten. Leider gibt es keinen Standard für die Bons. Mal bekommst du sie per E-Mail, mal musst du einen QR Code scannen, mal muss ein QR Code auf deinem Smartphone gescannt werden, und in vielen Fällen musst du sogar eine extra App installieren. Und teilweise kannst du sie nicht einmal aus der App für die weitere Verwendung exportieren. Auch das Format ist immer wieder anders. Es gibt den digitalen Kassenbon als Text, HTML, Excel, JPG-Bild oder PDF-Datei.

Aber kein Problem. Die apocha App für Quittungen kann auch digitale Bons problemlos importieren, ganz ohne Belegscanner. Mit apocha kannst du also jeden Kassenbeleg scannen oder importieren, verwalten und archivieren, Haushaltsbuch führen und Ausgaben auswerten, so ganz einfach per Foto mit dem Handy. Wie das genau geht, erfährst du am Ende des Artikels.

6 Gründe, deine Belege mit einem Kassenbon Scanner zu verwalten

In einer Welt, in der immer mehr Prozesse digitalisiert werden, ist es kein Wunder, dass auch das Verwalten von Belegen durch eine App immer beliebter wird. Es bietet ja auch viele Vorteile.

Ein Kassenbon, eine Quittung oder Rechnung enthält viele Informationen über deine Einkäufe, die dir helfen können, eine Übersicht über dein Konsumverhalten zu bekommen und dadurch viel Geld zu sparen. Es sind nicht einfach nur Papierbelege fürs Altpapier (oder im Fall von Thermopapier für den Restmüll).

1. Mehr Ordnung und Übersichtlichkeit

Wer kennt das nicht: Die Kasse quillt über vor lauter Kassenbons und Rechnungen, die man eigentlich aufheben müsste. Doch welcher Beleg ist relevant und welchen kannst du getrost entsorgen? Mit einer Haushaltsbuch App wie apocha gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Durch das Scannen und Archivieren der Kassenbelege entsteht eine Übersicht, die du vorher nicht kanntest. Du kannst jeden Beleg und sogar die einzelnen Positionen einfach kategorisieren und hast so jederzeit einen schnellen Überblick über deine Finanzen.

2. Bessere Finanzplanung

Wer seine Ausgaben im Blick hat, kann auch besser planen. Eine App für Quittungen wie apocha ermöglicht es, die Ausgaben in verschiedenen Kategorien erfassen und so genau erkennen, wo das Geld hingeht. Das ist besonders hilfreich, wenn du ein bestimmtes Budget im Monat zur Verfügung hast und dieses nicht überschreiten möchtest.

3. Kein Verlust von Belegen mehr

Oftmals passiert es, dass Belege verblassen oder du einen Beleg nicht mehr findest. Eine Kassenbuch-App wie apocha schafft hier Abhilfe, indem sie alle Belege digital speichert und du jederzeit darauf zugreifen kannst. Auch wenn du mal einen Beleg verlierst, ist das kein Problem mehr, da du ihn jederzeit in apocha wiederfinden kannst.

4. Volltextsuche spart Zeit

Dank der Volltextsuche von apocha kannst du schnell und einfach nach bestimmten Belegen suchen. Du gibst einfach das entsprechende Stichwort ein und die App durchsucht automatisch alle Belege nach dem gesuchten Begriff. Das spart dir Zeit und Nerven, denn du musst nicht mehr alle Belege langwierig manuell durchsuchen. Wie die Volltextsuche in deinen Kassenbons funktioniert, haben wir im Blogbeitrag Wie suche ich in meinen Belegen? beschrieben.

5. Umweltfreundlicher

Durch das Archivieren der Belege in einer App sparst du nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Papier. Du musst digitale Belege nicht mehr ausdrucken und in einem Ordner abheften, sondern kannst sie einfach digital speichern. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern ist auch eine praktische und effiziente Lösung.

6. Digitale Buchhaltung

Durch das Scannen von Kassenbons mit einer App können diese digital und mobil verwaltet werden, was die Steuererklärung, Umtausch oder Garantie erleichtert. Auch die Kommunikation als Unternehmer mit deinem Steuerberater wird einfacher.

Wie scanne ich Kassenbons mit apocha?

Eine App wie apocha zum Scannen von Kassenbons bietet viele Vorteile. Sie sorgt für mehr Ordnung und Übersichtlichkeit, erleichtert die Finanzplanung und spart Zeit und Nerven bei der Suche nach bestimmten Belegen.

Bei apocha kannst du Kassenbons ganz einfach kostenlos und ohne vorherige Registrierung scannen. Einfach mit dem Handy ein Foto vom Beleg machen, fertig. Kein Zuschneiden, keine extra Klicks, kein Rumgefriemel im Foto: https://apocha.app/test. Anschließend kannst du deinen Kassenbon als Excel-Datei exportieren.

Falls du gerade keinen Kassenbon zur Hand hast, kannst du dir einen Beleg mit 57 Positionen als Beispiel ansehen. Unser Rekord liegt bei der fehlerfreien Erkennung von 84 Artikeln.