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Kassensturz mit Apocha in 10 Minuten

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung​

Nachdem du nun weißt, warum ein Kassensturz wichtig ist, gehen wir nun Schritt für Schritt durch, wie du ihn in Apocha durchführen kannst. Die hierarchische Kontenstruktur der App macht diesen Prozess intuitiv und leistungsstark.

In diesem Guide​

Schritt 1: Registrieren und Anmelden​

Geh zur Anmeldeseite von Apocha. Wenn du neu bist, klicke auf "Hier registrieren". Gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein oder verwende "Mit Google anmelden", wenn du dich mit deinem Google-Konto bei apocha registrieren willst. Sobald du eingeloggt bist, siehst du ein leeres Dashboard, das 0,00 € für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Nettovermögen anzeigt. Dieses Dashboard ist der Einstieg in in deine Finanzübersicht. Es wird im folgenden Kassensturz automatisch gefüllt.

Schritt 2: Zugriff auf den Kontenbereich​

In Apocha navigierst du über das Menü auf der linken Seite zum Bereich Konten. Dies ist deine Kontenübersicht, in der du deine gesamte Kontenhierarchie einrichten kannst.

Schritt 3: Erstelle deine Konten​

Klicke auf die blaue Schaltfläche "Neu..." unten rechts, um dein erstes Konto anzulegen. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem du das Konto konfigurieren kannst.

Screenshot zeigt den Dialog zum Erstellen eines neuen Kontos in Apocha mit Feldern für Kontoname, Kontotyp, Währung und Anfangsbestand Screenshot zeigt den Dialog zum Erstellen eines neuen Kontos in Apocha mit Feldern für Kontoname, Kontotyp, Währung und Anfangsbestand

Schritt 4: Richte zuerst einzelne Konten ein​

Für jedes reale Konto, das du hast, gibt es mehrere Felder auszufüllen:

  • Übergeordnetes Konto: Dies ist vorerst optional. Auf Hierarchien gehen wir gleich ein. Bei einzelnen Konten kannst du dieses Feld leer lassen oder eine bereits erstellte Kategorie auswählen.

  • Kontoname: Gib ihm einen klaren, wiedererkennbaren Namen wie "Gemeinschaftskonto", "Marcus", "Girokonto Sarah" oder "Kredit Waschmaschine" (um einen finanzierten Kauf zu verfolgen).

  • Kontotyp: Wähle aus Optionen wie Bankkonto, Konsumkredit, Edelmetall, Kreditkarte usw. Dies bestimmt, wie sich das Konto in Berechnungen verhält.

  • Währung: Wähle die entsprechende Währung (CHF, EUR, XAU für Gold, BTC für Bitcoin usw.). Apocha unterstützt mehrere Währungen, was perfekt ist, wenn du internationale Konten oder Vermögenswerte wie Edelmetalle hältst.

  • Anfangsbestand: Dies ist dein Kassensturz-Moment. Gib den genauen aktuellen Saldo dieses Kontos ein. Bei Bankkonten ist dies unkompliziert. Bei einem Konsumkredit gib den negativen Betrag ein, den du schuldest (z. B. -350,00 € für den Waschmaschinenkredit). Bei Edelmetallen gib die Menge ein, die du besitzt (z. B. 1 für 1 Unze Gold). Bei anderen Wertgegenständen musst du evtl. den Wert schätzen. Das ist besonders den illiquiden Werte wie Auto, Eigentumswohnung oder Kunstobjekten der Fall.

  • Eröffnungsdatum: Du kannst angeben, ab wann dieser Saldo gültig ist, was nützlich ist, um bei Bedarf zurückzudatieren.

  • Spezielle Optionen:

    • Aktiviere "Dies ist ein illiquider Wert" für Vermögenswerte, die nicht schnell in Bargeld umgewandelt werden können oder sollen (wie Immobilien oder Fahrzeuge).
    • Aktiviere "Dies ist eine Kontengruppe ohne Anfangsbestand und Buchungen" für übergeordnete/Kategorie-Konten, die nur Unterkonten enthalten werden.

Schritt 5: Erstelle deine Kontenhierarchie​

Hier kommt die einzigartige Stärke von Apocha ins Spiel. Anstelle einer flachen Liste von Konten kannst du eine Hierarchie erstellen, die widerspiegelt, wie du über Geld denkst. Du kannst die einzelnen Konten einfach per Drag&Drop anordnen.

Screenshot zeigt die hierarchische Kontenstruktur in Apocha mit Hauptkategorien wie Bankkonten und Verbindlichkeiten sowie deren Unterkonten Screenshot zeigt die hierarchische Kontenstruktur in Apocha mit Hauptkategorien wie Bankkonten und Verbindlichkeiten sowie deren Unterkonten

Für die grundlegende Vermögensverfolgung erstelle übergeordnete Kategorien wie:

  • Bankkonten mit Gemeinschaftskonto, Marcus, Sarah als Unterkonten
  • Immobilien, um den geschätzten Wert deines Hauses und deine Hypothek zusammenzufassen
  • Verbindlichkeiten mit Waschmaschine oder anderen Konsumkrediten als Unterkonto
  • Investitionen mit Maple Leaf - Gold oder Bitcoin als Unterkonto

Wenn du eine übergeordnete Kontengruppe erstellst, lege den Kontonamen fest (z. B. "Bankkonten"), wähle den passenden Kontotyp, wähle deine Basiswährung und aktiviere das Kontrollkästchen für "Dies ist eine Kontengruppe ohne Anfangsbestand und Buchungen". Dadurch wird verhindert, dass du diesem Konto versehentlich Transaktionen zuordnen kannst. Apocha aggregiert dabei automatisch die Salden aller Unterkonten.

Natürlich kannst du auch virtuelle Konten einrichten. Für die Umschlagmethode könntest du die folgenden Gruppen erstellen:

  • Monatsbudget mit Woche 1, Woche 2, Woche 3, Woche 4 als Unterkonten
  • Ausgabenkategorien für Lebensmittel, Kleidung, Unterhaltung
  • Spartöpfe (Sinking Funds), als virtuelle Unterkonten deines echten Bankkontos, um für ein neues Handy oder einen Urlaub zu sparen oder einen Notgroschen aufzufüllen

Schritt 6: Überprüfe dein Gesamtnettovermögen​

Nachdem du alle deine Konten eingegeben hast, schau auf das Dashboard. Apocha berechnet automatisch dein:

  • Liquides Vermögen: Bargeld und Äquivalente, auf die du schnell zugreifen kannst
  • Schulden: Deine Verbindlichkeiten
  • Illiquides Vermögen: Vermögenswerte, deren Umwandlung in Bargeld Zeit braucht
  • Liquides Nettovermögen: Dein liquides Vermögen abzüglich deiner Verbindlichkeiten
  • Nettovermögen: Deine liquiden Mittel plus illiquide Vermögenswerte abzüglich deiner Verbindlichkeiten

Diese Dashboard-Ansicht ist deine finanzielle Ausgangsbasis, dein Startpunkt für das Tracking aller zukünftigen Einnahmen und Ausgaben.

Screenshot zeigt das Apocha Dashboard mit detaillierter Vermögensübersicht inklusive liquiden Mitteln, Schulden, illiquidem Vermögen und Nettovermögen Screenshot zeigt das Apocha Dashboard mit detaillierter Vermögensübersicht inklusive liquiden Mitteln, Schulden, illiquidem Vermögen und Nettovermögen

Schritt 7: Auf Richtigkeit überprüfen​

Bevor du fortfährst, überprüfe dass

  • alle Konten in der Liste eingetragen sind. Vergiss nicht deine Brieftaschen, dein Sparschwein, den Geldschein in deiner Handyhülle, ....
  • alle Kontostände mit deinen tatsächlichen Auszügen übereinstimmen
  • Schulden als negative Beträge eingegeben sind
  • die Währungsauswahl korrekt ist
  • die aggregierten Summen Sinn ergeben, basierend auf dem, was du über deine Finanzen weißt
  • übergeordnete Konten die Summe ihrer Unterkonten korrekt anzeigen

Nun bist du bereit zum Tracken deiner Einnahmen und Ausgaben​

Indem du in Apocha einen Kassensturz machst, listest du nicht nur Zahlen auf. Du baust ein robustes Budgetierungssystem mit hierarchischen Finanzkonten auf. Das bereitet dich auf eine intelligentere Ausgabenverfolgung und ein besseres Geldmanagement vor.

Nachdem du den Kassensturz in Apocha abgeschlossen hast, wird jede von dir erfasste Transaktion diese Salden und deine Vermögensübersicht automatisch aktualisieren. Die von dir erstellte hierarchische Struktur hilft dir, sowohl das große Ganze als auch die Details zu sehen, wann immer du sie benötigst. Denk daran, den Wert deiner Autos, Kunstgegenstände und anderer Wertsachen mindestens einmal im Quartal zu schätzen, um auch diese Zahlen aktuell zu halten. Dafür kannst du z.B. Buchungen für Wertsteigerung oder -verlust vornehmen.

Deine finanzielle Reise beginnt nicht, wenn du deinen nächsten Kauf oder deine nächste Einzahlung tätigst. Sie hat genau jetzt begonnen, mit einer ehrlichen Abrechnung, wo du heute stehst. Gratuliere.

Häufig gestellte Fragen zur praktischen Umsetzung​

Wie lange dauert die Einrichtung eines Kassensturzes in Apocha?​

Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigst du etwa 10 Minuten für die Ersteinrichtung in Apocha. Die Zeit variiert je nach Komplexität: Eine einfache Struktur mit 3-5 Konten dauert etwa 5 Minuten. Mit virtuellen Konten für die Umschlagmethode und mehreren Währungen benötigst du 15-20 Minuten. Der große Vorteil: Nach der Ersteinrichtung aktualisiert Apocha deine Salden automatisch mit jeder Transaktion.

Welche Fehler sollte ich beim Kassensturz in Apocha vermeiden?​

Die häufigsten Fehler in Apocha sind: Kontengruppen nicht als "ohne Anfangsbestand" markieren, falsche Währung bei Edelmetallen wählen (XAU statt EUR), Schulden als positive Beträge eingeben, und die Kontenhierarchie zu komplex gestalten. Beginne einfach und baue schrittweise aus. Nutze die Drag&Drop-Funktion, um Konten nachträglich umzuorganisieren.

Kann ich meine Kontenhierarchie später noch ändern?​

Ja, die Kontenhierarchie in Apocha ist vollständig flexibel. Du kannst jederzeit:

  • Neue Konten hinzufügen oder bestehende löschen
  • Konten per Drag&Drop umorganisieren
  • Übergeordnete Kategorien erstellen oder ändern
  • Kontotypen und Währungen anpassen

Welche Währungen unterstützt Apocha?​

Apocha unterstützt über 150 Währungen, darunter:

  • Fiat-Währungen: EUR, USD, CHF, GBP und viele weitere
  • Kryptowährungen: Bitcoin (BTC), Ethereum (ETH) und andere
  • Edelmetalle: Gold (XAU), Silber (XAG), Platin (XPT)
  • Automatische Währungsumrechnung für Multi-Währungs-Portfolios

Muss ich alle meine Konten auf einmal eingeben?​

Nein, du kannst schrittweise vorgehen. Beginne mit deinen wichtigsten Konten (Girokonto, Hauptkreditkarte) und füge weitere Konten hinzu, wenn du dich mit dem System vertraut gemacht hast. Allerdings ist es hilfreich, alle Konten einzurichten, um ein vollständiges Bild deiner Finanzen zu erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen liquiden und illiquiden Vermögenswerten?​

Liquide Vermögenswerte können schnell und ohne Wertverlust in Bargeld umgewandelt werden:

  • Bankkonten
  • Bargeld
  • Tagesgeld
  • Börsengehandelte Aktien
  • Kryptowährungen

Illiquide Vermögenswerte benötigen Zeit für die Umwandlung oder unterliegen Wertschwankungen:

  • Immobilien
  • Fahrzeuge
  • Kunstgegenstände
  • Langfristige Investitionen

Wie genau muss ich den Wert illiquider Vermögenswerte schätzen?​

Eine Schätzung im Bereich von ±10% ist völlig ausreichend. Wichtiger als die absolute Genauigkeit ist die konsistente Bewertungsmethode. Aktualisiere die Werte vierteljährlich oder bei größeren Marktveränderungen. Für Immobilien kannst du Online-Bewertungsportale nutzen, für Fahrzeuge Gebrauchtwagenbörsen als Referenz heranziehen.

Kann ich virtuelle Konten für die Umschlagmethode erstellen?​

Ja, Apocha eignet sich hervorragend für die Umschlagmethode. Die Apocha App unterstützt virtuelle Unterkonten, die du als digitale Umschläge verwenden kannst, d.h. du kannst die Umschlagmethode sogar mit Kartenzahlung nutzen, weil du keine physischen Umschläge verwenden musst. Cash stuffing ohne cash stuffing.

Du kannst virtuelle Unterkonten für verschiedene Ausgabenkategorien erstellen:

  • Wöchentliche oder monatliche Budgets
  • Spartöpfe für größere Anschaffungen
  • Notgroschen
  • Urlaubskasse

Diese virtuellen Konten helfen dir, dein Geld mental aufzuteilen, während es physisch auf einem Bankkonto liegt.

Muss ich wirklich alle kleinen Beträge in Apocha erfassen?​

Für einen aussagekräftigen Kassensturz solltest du möglichst vollständig sein. In Apocha kannst du kleine Bargeldbeträge unter 50 Euro in einem Sammelkonto "Kleingeld" zusammenfassen. Die App erlaubt es dir, später bei Bedarf weitere Details hinzuzufügen. Wichtig ist, dass du überhaupt anfängst. Lieber 95% erfasst als gar nichts. Die Genauigkeit kannst du mit der Zeit verbessern.

Kann ich Apocha auch für geschäftliche Finanzen nutzen?​

Ja, Apocha eignet sich sowohl für private als auch für geschäftliche Finanzen. Du kannst separate Kontenhierarchien für:

  • Privates und geschäftliches Vermögen
  • Verschiedene Geschäftsbereiche
  • Projektbezogene Budgets
  • Kostenstellen

erstellen und diese getrennt oder konsolidiert auswerten.

Gibt es eine mobile App für die Eingabe unterwegs?​

Apocha ist eine Progressive Web App (PWA), die auf allen Geräten funktioniert. Du kannst den Kassensturz am Desktop beginnen und unterwegs am Smartphone fortsetzen. Die App synchronisiert automatisch über alle Geräte. Installiere sie einfach über den Browser auf deinem Homescreen. Es sind keine App-Store-Downloads nötig. Besonders praktisch: Du kannst Belege direkt mit der Kamera fotografieren und anhängen.

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