Belege erstellen und bearbeiten

Während Apocha sich durch automatisches Importieren und Kategorisieren von Belegen auszeichnet, musst du manchmal Einträge manuell erstellen oder importierte Daten korrigieren. Diese Anleitung behandelt alles vom Erstellen deines ersten manuellen Belegs bis zur Feinabstimmung von Positionskategorien.

Einen neuen Beleg erstellen

Schritt 1: Das Formular für neuen Beleg öffnen

Klicke auf den "Neu..."-Button unten rechts in der Belegliste oder verwende das Tastaturkürzel.

Schritt 2: Grundinformationen eingeben

Das Formular öffnet sich mit leeren Feldern, bereit für deine Daten:

Feld	Beschreibung	Tipps
Belegdatum	Wann der Kauf stattfand	Standardmäßig heute
Valutadatum	Wann das Geld abgebucht wurde	Meist gleich wie Belegdatum
Geschäftsname	Händler oder Transaktionspartner	Tippe für Vorschläge
Betrag	Transaktionssumme	Positive Zahl eingeben
Konto	Welches Konto verwendet wird	Dein Standardkonto ist vorausgewählt
Zahlungsart	Ausgabe, Einnahme oder Überweisung	Ändert die Formularfelder

Schritt 3: Den Transaktionstyp wählen

Wähle den Typ, der zu deiner Transaktion passt:

Ausgabe

Geld geht raus – Einkäufe, Rechnungen, Zahlungen.

Einnahme

Geld kommt rein – Gehalt, Erstattungen, Geschenke.

Überweisung

Geld zwischen eigenen Konten verschieben – Bargeldabhebungen, Sparüberweisungen.

Schritt 4: Den Beleg speichern

Klicke auf Speichern, um den Beleg zu erstellen. Du kannst jetzt bei Bedarf Positionen hinzufügen.

Einen vorhandenen Beleg bearbeiten

Öffne einen beliebigen Beleg und klicke auf Bearbeiten im Aktionsmenü, oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol.

Das Bearbeitungsformular zeigt alle aktuellen Werte, bereit zur Änderung.

Positionen verwalten

Positionen sind der Ort, an dem Apochas detaillierte Kategorisierung stattfindet. Jede Position kann ihre eigene Kategorie haben, was dir detaillierte Einblicke in deine Ausgaben gibt.

Positionen hinzufügen

1. Klicke auf "Position hinzufügen" im Positionsbereich
2. Fülle die Positionsdetails aus
3. Weise eine Kategorie zu
4. Wiederhole für jede Position

Feld	Beschreibung	Beispiel
Name	Artikelbeschreibung	"Bio-Bananen"
Menge	Wie viele	1,5 (kann Dezimal für Gewicht sein)
Preis	Summe für diese Position	2,99 €
Kategorie	Ausgabenkategorie	Lebensmittel > Obst & Gemüse

Positionen bearbeiten

Klicke auf eine Position, um sie zu erweitern und zu bearbeiten:

Positionen löschen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben einer Position, um sie zu entfernen.

Summen

Apocha berechnet die Belegsumme nicht automatisch neu, wenn du Positionen änderst. Wenn du Positionen hinzufügst oder entfernst, aktualisiere den Gesamtbetrag manuell, um die Daten korrekt zu halten.

Kategorien zuweisen

Kategorien folgen einer hierarchischen Struktur. Bei der Kategorieauswahl:

1. Beginne zu tippen, um zu suchen
2. Durchsuche die Baumstruktur
3. Wähle die spezifischste passende Kategorie

Kategorietiefe

Kategorien können bis zu 3 Ebenen tief sein. Je spezifischer du bist, desto detaillierter wird deine Ausgabenanalyse. "Lebensmittel > Obst > Äpfel" ist besser als nur "Lebensmittel".

Transaktionen in mehreren Währungen

Wenn du in einer anderen Währung als deiner Kontowährung bezahlst, erscheinen zusätzliche Felder:

Feld	Beschreibung
Belegwährung	Die ursprüngliche Transaktionswährung
Belegsumme	Betrag in der ursprünglichen Währung
Abbuchungswährung	Die Währung deines Kontos (automatisch ausgefüllt)
Abbuchungsbetrag	Was tatsächlich von deinem Konto abgebucht wurde

Der Wechselkurs wird automatisch aus diesen Beträgen berechnet.

Wann du das verwendest

Verwende Mehrwährungs-Eingabe, wenn:

• Du im Ausland eingekauft hast
• Du in einem internationalen Online-Shop gekauft hast
• Deine Bank dir in einer anderen Währung belastet hat

Belegbilder hinzufügen

Hänge Bilder deiner Papier- oder digitalen Belege an:

1. Klicke auf "Bild hinzufügen" oder das Kamera-Symbol
2. Wähle eine Datei aus oder mache ein Foto (mobil)
3. Das Bild wird hochgeladen und dem Beleg angehängt

Unterstützte Formate:

• Bilder: JPG, PNG, HEIC
• Dokumente: PDF

Tags hinzufügen

Tags helfen beim Organisieren von Belegen über Kategorien hinaus:

1. Klicke auf das Tags-Feld
2. Wähle vorhandene Tags oder tippe, um neue zu erstellen
3. Tags erscheinen als farbige Badges

Verwende Tags für:

• Geschäftlich - Arbeitsbezogene Ausgaben
• Steuerlich absetzbar - Für die Steuersaison im Blick behalten
• Urlaub - Alle Reiseausgaben gruppieren
• Erstattbar - Ausgaben zur Rückerstattung

Wiederkehrende Transaktionen erstellen

Wenn dieser Beleg eine regelmäßige Ausgabe repräsentiert (Miete, Abo, Nebenkosten), kannst du eine wiederkehrende Serie erstellen:

1. Klicke auf "Wiederkehrend erstellen" im Aktionsmenü
2. Lege das Wiederholungsmuster fest
3. Apocha erstellt automatisch zukünftige Einträge

Tipps für effiziente Dateneingabe

Geschäftsvorschläge verwenden

Beginne einen Geschäftsnamen zu tippen – Apocha merkt sich deine vorherigen Einträge und schlägt Übereinstimmungen vor.

Standardkonto

Setze dein meistgenutztes Konto als Standard in den Einstellungen, um Klicks zu sparen.

Eingaben bündeln

Wenn du mehrere Belege eingibst, bleibe im Belegbereich und verwende "Neu..." wiederholt. Das Formular merkt sich deine letzte Kontoauswahl.

Positionen überspringen, wenn nicht nötig

Für einfache Transaktionen (Kaffee, Benzin) musst du keine Positionen hinzufügen. Die Kategorie auf Belegebene reicht aus.

Tastaturkürzel

• Tab: Zwischen Feldern wechseln
• Enter: Speichern und schließen
• Escape: Abbrechen ohne zu speichern

Häufige Szenarien

Einen Barkauf erfassen

1. Neuen Beleg erstellen
2. Dein "Bargeld"- oder "Geldbörse"-Konto auswählen
3. Geschäft und Betrag eingeben
4. Speichern

Eine Rechnung aufteilen

1. Den vollständigen Beleg wie üblich eingeben
2. Den Anteil jeder Person als Positionen hinzufügen
3. Mit dem Namen der Person taggen für einfaches Nachschlagen

Einen Importfehler korrigieren

1. Den falsch importierten Beleg öffnen
2. Auf Bearbeiten klicken
3. Die falschen Felder korrigieren
4. Kategorien bei Bedarf aktualisieren
5. Speichern

Eine Bargeldabhebung eingeben

1. Neuen Beleg erstellen
2. Überweisung als Typ auswählen
3. Quelle: Dein Bankkonto
4. Ziel: Deine Bargeldkasse
5. Den Abhebungsbetrag eingeben
6. Speichern

Verwandte Funktionen

• Belege finden - In der Belegliste navigieren
• Belegdetails verstehen - Was jedes Feld bedeutet
• Mehrere Belege verwalten - Massenbearbeitung

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Teil der Belegverwaltung-Anleitungsreihe.