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Daten nach Excel exportieren

Musst du deine Ausgabendaten mit einem Steuerberater teilen? Möchtest du eine benutzerdefinierte Analyse in einer Tabellenkalkulation durchführen? Der Excel-Export von Apocha gibt dir vollen Zugriff auf deine Belegdaten.

Abonnement erforderlich

Der Excel-Export ist bei den PLUS- und PREMIUM-Tarifen verfügbar.

So exportierst du​

  1. Navigiere zur Belege-Liste
  2. Wende Filter an, um die gewünschten Daten auszuwählen (optional)
  3. Klicke auf den Export-Button in der Symbolleiste
  4. Wähle dein Exportformat
  5. Lade die Excel-Datei herunter

Exportformate​

Apocha bietet zwei Exportformate je nach deinen Bedürfnissen:

Beleg-Übersicht-Export​

Am besten für: Allgemeine Ausgabenberichte, Steuervorbereitung, Kontoabstimmung

Dies erstellt eine Excel-Datei mit zwei Tabellenblättern:

Blatt 1: Belege Eine Zeile pro Beleg mit Zusammenfassungsinformationen.

Blatt 2: Positionen Alle Positionen mit einer Referenz zum übergeordneten Beleg.

Positionslisten-Export​

Am besten für: Produktanalyse, Ausgabenmuster bei bestimmten Artikeln, detaillierte Kategorieüberprüfung

Dies erstellt eine flache Struktur mit einer Zeile pro Position. Beleginformationen werden für jede Position wiederholt.

Exportierte Spalten​

Daten auf Belegebene​

SpalteBeschreibungBeispiel
Beleg-IDEindeutige Kennung (erste 18 Zeichen)a1b2c3d4e5f6g7h8i9
BelegdatumWann der Kauf stattfand2024-10-05 14:30:00
ValutadatumWann das Geld bewegt wurde2024-10-05 14:30:00
BetragTransaktionsbetrag (negativ bei Ausgaben)-67,43
WährungWährungscodeEUR
TypTransaktionstypAusgabe
KontoQuellkontonameGirokonto
Geschäft/ZielHändler oder ZielREWE
PartnertypGeschäftskategorieSupermarkt
KategorieHauptkategorieLebensmittel
TagsKommagetrennte TagsGeschäftlich, Steuerlich absetzbar
NotizenDeine NotizenWöchentlicher Einkauf

Positionsdaten​

SpalteBeschreibungBeispiel
PositionArtikelnummer (1-indiziert)1
ArtikelnameProduktbeschreibungBio-Bananen
MengeGekaufte Menge1,5
EinzelpreisPreis pro Einheit1,99
KategorieArtikelspezifische KategorieObst & Gemüse
BeschreibungZusätzliche DetailsBio-Bananen 1kg
GTINBarcode falls verfügbar4006381333672

Datenformatierung​

Der Export verwendet konsistente Formatierung für einfache Verarbeitung:

DatentypFormatBeispiel
Zahlen#.##0,001.234,56
Datenyyyy-MM-dd HH:mm:ss2024-10-05 14:30:00
WährungStandardcodesEUR, USD, GBP
TextKlartextREWE City

Handhabung von Ausgaben/Einnahmen​

  • Ausgaben und Überweisungen: Beträge werden als negative Zahlen angezeigt
  • Einnahmen: Beträge werden als positive Zahlen angezeigt

Das macht das Summieren von Spalten in Excel unkompliziert.

Filter und Export​

Der Export berücksichtigt deine aktuellen Filter:

  • Datumsbereich: Nur Belege innerhalb der ausgewählten Daten
  • Kontofilter: Nur Belege von ausgewählten Konten
  • Tag-Filter: Nur Belege mit ausgewählten Tags
  • Suche: Nur Belege, die deiner Suchanfrage entsprechen
Exportiere genau das, was du brauchst

Wende Filter vor dem Export an, um genau die gewünschten Daten zu erhalten. "Dieses Jahr" + "Geschäftlich"-Tag exportieren gibt dir ein Jahr Geschäftsausgaben in einer Datei.

Lokalisierung​

Spaltenüberschriften werden basierend auf deiner App-Sprache übersetzt:

EnglischDeutsch
Document DateBelegdatum
AmountBetrag
StoreGeschäft
CategoryKategorie

Exportlimits​

LimitWert
Maximale Belege pro Export100.000
Maximale Dateigröße~50 MB

Für sehr große Exporte solltest du Datumsfilter anwenden und in Teilen exportieren.

Häufige Anwendungsfälle​

Steuervorbereitung​

  1. Filter: Jahr = 2024
  2. Filter: Tag = "Steuerlich absetzbar" oder Kategorie = "Geschäftlich"
  3. Beleg-Übersicht exportieren
  4. An deinen Steuerberater senden

Monatlicher Ausgabenbericht​

  1. Filter: Dieser Monat
  2. Beleg-Übersicht exportieren
  3. In Excel öffnen
  4. Pivot-Tabelle nach Kategorie erstellen

Produktausgaben-Analyse​

  1. Positionen exportieren (alle Zeiten oder bestimmter Zeitraum)
  2. In Excel öffnen
  3. Nach Artikelname oder Kategorie filtern
  4. Sieh genau, was du kaufst und wie oft

Kontoabstimmung​

  1. Filter: Konto = "Kreditkarte"
  2. Filter: Datumsbereich passend zum Auszugszeitraum
  3. Beleg-Übersicht exportieren
  4. Mit Kontoauszug vergleichen

Mit dem Export in Excel arbeiten​

Schnelle Summe​

Wähle die Betrags-Spalte aus und prüfe die Statusleiste auf Summe/Durchschnitt.

Pivot-Tabellen​

Die Daten sind perfekt für Excel-Pivot-Tabellen formatiert:

  • Zeilen: Kategorie oder Geschäft
  • Werte: Summe des Betrags
  • Filter: Datum, Konto, Tags

Diagramme​

Erstelle Ausgabenaufschlüsselungen:

  1. Nach Kategorie zusammenfassen
  2. Kreis- oder Balkendiagramm einfügen
  3. Sofortige Visualisierung

Fehlerbehebung​

Export-Button ausgegraut​

Du benötigst möglicherweise ein PLUS- oder PREMIUM-Abonnement. Prüfe deinen Tarif in den Einstellungen.

Fehlende Belege​

Prüfe deine aktiven Filter. Lösche alle Filter und versuche es erneut, um alles zu exportieren.

Datei öffnet nicht​

Stelle sicher, dass du Excel oder eine kompatible Anwendung hast (Google Sheets, LibreOffice Calc).

Falsches Datumsformat​

Excel kann Daten je nach deinen Regionaleinstellungen unterschiedlich interpretieren. Der Export verwendet das ISO-Format (JJJJ-MM-TT), das die meisten Systeme korrekt verarbeiten.

Verwandte Funktionen​

Teil der Belegverwaltung-Anleitungsreihe.

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