Belege per Upload importieren

Der schnellste Weg, einen Papierbeleg in Apocha zu bekommen, ist ein Foto zu machen oder die Datei direkt hochzuladen. Apochas OCR-Technologie extrahiert alle Details automatisch.

So lädst du hoch

Am Desktop

1. Navigiere zu Import in der Seitenleiste
2. Ziehe die Datei mit dem Beleg per Drag-and-Drop in die Upload-Zone, ODER
3. Klicke auf "Dateien hochladen" zum Durchsuchen

Auf dem Handy

1. Navigiere zu Import
2. Tippe auf die Upload-Zone
3. Wähle Kamera, um ein Foto zu machen, ODER
4. Wähle Dateien, um von deinem Gerät auszuwählen

Unterstützte Dateitypen

Format	Am besten für
JPG/JPEG	Fotos von Papierbelegen
PNG	Screenshots, digitale Belege
PDF	Digitale Rechnungen, E-Mail-Belege

Tipps zur Fotoqualität

Für beste OCR-Ergebnisse:

• Sorge für gute Beleuchtung (keine Schatten auf dem Beleg)
• Halte den Beleg flach (keine sichtbaren Falten)
• Erfasse den gesamten Beleg im Bild
• Vermeide unscharfe Fotos

Was nach dem Upload passiert

Nachdem du eine Datei hochgeladen hast, verarbeitet Apocha sie in mehreren Stufen:

Verarbeitungsstufen

Stufe	Was passiert
Inhaltserkennung	Identifizieren von Dateityp und Inhalt
OCR-Vorbereitung	Optimieren des Bildes für Textextraktion
Texterkennung	Lesen des gesamten Texts aus dem Dokument
Parsing	Extrahieren von Beträgen, Daten, Geschäftsinfos
Standortanalyse	Identifizieren von Geschäftsadresse und Standort
Artikelkategorisierung	Automatisches Zuweisen von Kategorien
Finalisierung	Erstellen des Belegeintrags

Verarbeitungsstatus

Jeder Upload zeigt seinen aktuellen Status:

Status	Bedeutung
Wartend	Wartet auf Verarbeitung
Wird verarbeitet	Wird gerade analysiert
Abgeschlossen	Beleg erfolgreich erstellt
Fehlgeschlagen	Etwas ist schiefgelaufen

Upload-Verlauf

Die Import-Seite zeigt deine letzten Uploads (siehe Screenshots oben):

• Hochgeladen: Wann du es hochgeladen hast
• Dateiname: Kurze Zusammenfassung der Belegdaten oder der ursprüngliche Dateiname
• Status: Aktueller Verarbeitungsstatus
• Aktionen: Beleg anzeigen oder bearbeiten

Abgeschlossene Uploads anzeigen

Wenn die Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist, klicke auf "Beleg anzeigen", um die extrahierten Daten zu sehen. Überprüfe und korrigiere bei Bedarf.

Fehlgeschlagene Uploads erneut versuchen

Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, prüfe die Fehlermeldung. Das Bild könnte unleserlich sein, du kannst es mit einem anderen Foto erneut versuchen.

Häufige Fehlerursachen:

• Bild zu unscharf
• Beleg ist gefaltet oder abgeschnitten
• Nicht-Beleg-Dokument hochgeladen
• Nicht unterstützte Sprache

Upload-Limits

Dein Abonnement bestimmt, wie viele Belege du pro Monat per Datei-Upload importieren kannst:

Tarif	Monatliches Limit
Standard	10 Belege
PLUS	50 Belege
PREMIUM	250 Belege

Limit-Reset

Dein Upload-Zähler wird am Anfang jedes Abrechnungsmonats zurückgesetzt. Ungenutzte Uploads werden nicht übertragen.

Wenn du das Limit erreichst

Wenn du alle monatlichen Uploads aufgebraucht hast:

• Du siehst eine Benachrichtigung, die das Limit erklärt
• Du kannst deinen Tarif für mehr Uploads upgraden
• Oder bis zum nächsten Monat auf den Reset warten
• Manuelle Belegeingabe ist immer unbegrenzt

Tipps für bessere Ergebnisse

Belege vorbereiten

1. Glätten - Falten und Knicke herausdrücken
2. Saubere Oberfläche - Auf einem schlichten, kontrastierenden Hintergrund platzieren
3. Gute Beleuchtung - Schatten und Reflexionen vermeiden
4. Ruhige Hand - Oder zuerst eine Dokumentenscanner-App verwenden

Mehrfach-Upload

Derzeit kannst du nicht mehrere Dateien gleichzeitig hochladen. Jede Datei muss einzeln hochgeladen werden und wird unabhängig verarbeitet.

E-Mail-Import für digitale Belege nutzen

Für Belege, die du per E-Mail erhältst (Amazon, Stromrechnungen usw.), erwäge stattdessen den E-Mail-Import einzurichten.

Fehlerbehebung

Upload bleibt bei "Wartend" hängen

Die Verarbeitung erfolgt der Reihe nach. Wenn du viele Dateien hochgeladen hast, werden frühere zuerst verarbeitet. Warte einen Moment.

Verarbeitung dauert zu lange

Große Dateien (mehrseitige PDFs) dauern länger. Die meisten Uploads werden innerhalb von 1 Minute abgeschlossen.

Falsche Informationen extrahiert

OCR ist nicht perfekt. Nachdem ein Beleg erstellt wurde:

1. Öffne den Beleg
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Korrigiere Fehler
4. Speichern

Bild nicht als Beleg erkannt

Apocha sucht nach typischen Belegmustern (Daten, Beträge, Artikel). Wenn dein Dokument nicht wie ein Beleg aussieht, kann die Verarbeitung fehlschlagen. Für ungewöhnliche Dokumente erwäge die manuelle Eingabe.

Datenschutz & Sicherheit

• Hochgeladene Dateien werden während der Übertragung verschlüsselt
• Bilder werden sicher gespeichert und mit deinem Konto verknüpft
• Originaldateien werden aufbewahrt, damit du sie später überprüfen kannst
• Du kannst hochgeladene Belege jederzeit löschen

Verwandte Funktionen

• CSV-Import - Kontoauszugsdaten importieren
• E-Mail-Import - Automatischer E-Mail-basierter Import
• Belege erstellen - Option zur manuellen Eingabe

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Teil der Belegverwaltung-Anleitungsreihe.