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Mehrere Belege gleichzeitig verwalten

Wenn du mehrere Belege aktualisieren musst – z. B. Tags zu allen Geschäftsausgaben hinzufügen oder die Kategorie für einen Stapel von Importen ändern – sparst du mit Massenoperationen mühsame Einzelbearbeitung.

Mehrere Belege auswählen​

Mit Kontrollkästchen​

  1. Bewege den Mauszeiger über einen Beleg, um das Kontrollkästchen anzuzeigen
  2. Klicke zum Auswählen
  3. Wiederhole dies für weitere Belege

Alle auswählen​

Klicke auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren Belege auszuwählen. Wenn du Filter aktiv hast, werden nur die gefilterten Belege ausgewählt.

Bereichsauswahl​

Halte Umschalt gedrückt, während du klickst, um einen Bereich von Belegen zwischen deinem ersten und letzten Klick auszuwählen.

Die Massenaktions-Symbolleiste​

Wenn du Belege ausgewählt hast, erscheint eine Symbolleiste mit verfügbaren Aktionen:

Verfügbare Massenoperationen​

Massenbearbeitung​

Ändere gemeinsame Felder für alle ausgewählten Belege:

FeldFunktion
GeschäftsnameAktualisiere den Händlernamen
KategorieSetze die Standardkategorie
UnternehmenstypÄndere den Geschäfts-/Partnertyp
Intelligente Kategoriezuweisung

Wenn du eine Kategorie per Massenoperation zuweist:

  • Belege mit mehreren Positionen: Die Kategorie wird auf Belegebene gesetzt (Standardkategorie)
  • Belege mit einer Position: Die Kategorie wird direkt der Einzelposition zugewiesen

Das verhindert Überkategorisierung und hält deine Daten sauber.

Tags hinzufügen​

Weise einen oder mehrere Tags allen ausgewählten Belegen zu:

  1. Klicke auf "Tags hinzufügen"
  2. Wähle Tags aus dem Dropdown
  3. Klicke auf Anwenden

Tags werden ergänzend hinzugefügt – vorhandene Tags auf den Belegen bleiben erhalten.

Tags entfernen​

Um Tags zu entfernen:

  1. Klicke auf "Tags bearbeiten" (oder ähnlich)
  2. Deaktiviere Tags zum Entfernen
  3. Änderungen anwenden

Belege löschen​

Entferne mehrere Belege auf einmal:

  1. Wähle die zu löschenden Belege aus
  2. Klicke auf Löschen
  3. Bestätige im Dialog
Das kann nicht rückgängig gemacht werden

Gelöschte Belege werden dauerhaft entfernt, zusammen mit ihren Positionen und angehängten Bildern. Überprüfe deine Auswahl vor dem Bestätigen.

Kontextmenü-Aktionen​

Klicke mit der rechten Maustaste auf ausgewählte Belege für ein Kontextmenü mit zusätzlichen Optionen:

AktionBeschreibung
BearbeitenÖffnet den Massenbearbeitungs-Dialog
Tags hinzufügenÖffnet die Tag-Zuweisung
Konto zuweisenVerschiebe Belege zu einem anderen Konto
KopierenDupliziere ausgewählte Belege
LöschenEntferne ausgewählte Belege

Häufige Massenoperations-Szenarien​

Alle Geschäftsausgaben taggen​

  1. Suche verwenden: Kundentermin OR Konferenz OR Geschäftsessen
  2. Alle Ergebnisse auswählen
  3. Tag hinzufügen: Geschäftlich

Importierte Geschäftsnamen korrigieren​

Manchmal erzeugen Importe doppelte Geschäftsnamen wie "REWE City" und "REWE CITY":

  1. Nach dem falschen Namen suchen
  2. Alle passenden Belege auswählen
  3. Massenbearbeitung > Geschäftsname > Korrekten Namen eingeben
  4. Anwenden

Unkategorisierte Belege kategorisieren​

  1. Nach "Keine Kategorie" filtern (in erweiterten Filtern)
  2. Ähnliche Belege gruppieren, indem du sie auswählst
  3. Per Massenbearbeitung passende Kategorie zuweisen
  4. Für verschiedene Gruppen wiederholen

Steuerunterlagen vorbereiten​

  1. Nach Datumsbereich filtern (Steuerjahr)
  2. Filter hinzufügen: Kategorie enthält "Geschäftlich"
  3. Alle auswählen
  4. Tag hinzufügen: Steuer 2024
  5. Nach Excel exportieren für deinen Steuerberater

Tipps für effiziente Massenoperationen​

Suche und Filter kombinieren​

Verwende die Suche zum Eingrenzen, dann Filter zur Feinabstimmung. Das macht die Auswahl der richtigen Belege einfacher.

In Stapeln arbeiten​

Wenn du viele Belege neu kategorisierst, arbeite Kategorie für Kategorie, anstatt alles auf einmal zu versuchen.

Tags für den Workflow verwenden​

Erstelle Tags wie "Prüfung nötig" oder "Ausstehend", um zu verfolgen, welche Belege du bearbeitet hast.

Die Anzahl prüfen​

Überprüfe immer die Auswahlanzahl vor dem Anwenden von Massenoperationen. "47 ausgewählt", wenn du 5 erwartet hast, bedeutet, dass etwas nicht stimmt.

Einschränkungen​

Einige Operationen können nicht als Massenoperation durchgeführt werden:

  • Positionen bearbeiten (jeder Beleg hat eigene Positionen)
  • Transaktionstyp ändern (Ausgabe zu Überweisung)
  • Beträge ändern
  • Daten bearbeiten

Für diese musst du Belege einzeln bearbeiten.

Verwandte Funktionen​

Teil der Belegverwaltung-Anleitungsreihe.

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